Основа всех известных мне систем тайм-менеджмента — список дел. Какая бы философия ни лежала в основе методики, реальный инструмент организации времени «на выходе» — это всегда какой-то сортированный набор действий. Упрощая, суть любой системы в том, каким должен быть этот список и как с ним жить.

Но список дел и сами дела — это, мягко говоря, не одно и то же. Для того, чтобы методика работала, обычно нужен дополнительный способ заставить человека следовать ей. Можно использовать специальную систему мотивации. Но есть и другой способ — улучшить списки. Не содержание, а сами списки как явление. Для неорганизованных и слабо мотивируемых людей (таких как я, например:) это может сработать лучше.

Если просто добавить к списку теги, получим двухмерный, улучшенный, список. Сущностно так произойдёт добавление к плоскости простого перечисления второй плоскости — контекста. Если построить систему работы со списком на переключении между этими двумя плоскостями, получим методику, не требующую идеологического «обслуживания». Роль мотиватора будет играть простота использования.

Объясню на примере своей работы со списками дел.
Процесс разделён на три части: наполнение списка, сортировка и «потребление».

Наполнение — просто добавление в конец списка поступившей задачи. Без иерархии, без системы, без каких-либо соображений, что с этим новым пунктом делать. Задача поступила — в конец списка. Готово.

Сортировка. Главный и краеугольный этап. Состоит вовсе не в том, чтобы разложить всё по полкам. А в том, чтобы пункты как бы приписать к этим полкам. Не разношу по папкам, не раскладываю, а просто добавляю к элементам списка теги.

В тегах кроется универсальность. Они и генерируют плоскость контекста, за счёт них можно менять системы тайм-менеджмента, не меняя списка. Допустим, мы придерживаемся календарного подхода — расставляем дела по дням и часам. Тогда нужно использовать теги времени. Используем GTD — теги мест, состояний, людей, проектов. Хотим расставить по важности — теги приоритета. И так далее. Или всё вместе. Перед нами бесконечная вселенная контекстов.

Этап «потребления» списка — сортировка по тегу. Это можно делать в начале дня, недели, месяца, года, заранее предполагая, в каких контекстах ты окажешься. Можно «по месту». Тоже полная универсальность и свобода.

Условное начальное состояние списка

Добавление пункта

Контекст времени

Контекст приоритета

Несколько контекстов вместе

Сортировка по тегу

Один раз поняв плоскость контекстов, в которых живу, и придумав теги под них, я практически избавился от необходимости думать о списках дел. Они заполняются и сортируются как бы сами собой. Система подстраивается под меня, а не я под неё.

Штука, которая позволила это чисто технически — приложение Workflowy. Конечно, существуют другие программы, в которых можно добавлять теги к элементам списка. Но в WF, в отличие от других, это реально основной инструмент, а не одна из запчастей «комбайна». Да и по другим параметрам Workflowy лучше всех.

Есть мнение, что системы управления временем могут менять людей. Я тоже перебирал системы в надежде открыть способ стать кем-то лучше, «эффективнее» и «успешнее». Пока не понял, что должно быть ровно наоборот.

Про службу дизайнера

Несмотря на название «управление временем», тайм-менеджерские техники на самом деле должны быть в подчинении у времени. Как дизайнер должен быть слугой своего дела, так и система тайм-менеджмента должна быть слугой дизайнера, а не наоборот. Это системы должны становится лучше и эффективнее, чтобы суметь справиться с моим временем. Или с любым другим временем. Менять кого-то не в их компетенции.

В практическом смысле это значит, что мы обречены или на рождение своей собственной системы управления временем, или на значительную адаптацию существующих. Либо «родить» слугу, либо «воспитать». Других готовых рецептов нет.

Двухмерный список для любой системы тайм-менеджмента